ICS 01. 140.20 CCS A 14 DA 中华人民共和国档案行业标准 DA/T 18—2022 代替DA/T18—1999 档案著录规则 Rules for archival description 行业标准信息服务平台 2022-04-07发布 2022-07-01实施 国家档案局 发布 31 DA/T18—2022 前言 本文件按照GB/T1.1一2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 本文件代替DA/T18—1999《档案著录规则》，与DA/T18—1999相比，除结构调整和编辑性改动 外，主要技术变化如下： 更改了规范性引用文件的内容（见第2章，1999年版的第2章）； 增加了“总体原则和要求”一章（见第4章）； 增加了“多级著录模型”一章（见第5章）； 增加了“著录项目清单”一章（见第6章）； 更改了著录项目的大项及其构成，由原来的“题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期 限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项”7大项改为“标识、背景、内容与结 构、查阅与利用控制、相关档案材料、附注、著录控制”7大项（见第6章表1，1999年版的第4 章); 增加了“著录层级”“组织机构沿革/人物生平”“档案保管沿革”“人名”“计算机文件大小”“计 第6章表1)； 更改了著录项目的名称，将“提要”改为“范围和提要”（见9.1，1999年版的9.6.2)； 删除了“电子文档号”著录项目（见1999年版的9.7.4）； 删除了“著录用标识符”（见1999年版的第5章）、“著录条目格式”（见1999年版的第6章）、 “著录用文字”（见1999年版的第7章）和“著录信息源”（见1999年版的第8章）四章； 章); 增加了“文件级著录项目”“案卷级著录项目”“类别级著录项目”“全宗级著录项目”“著录条目 示例5个资料性附录（见附录A～附录E)。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由国家档案局提出并归口。 本文件起草单位：国家档案局档案科学技术研究所。 本文件的历次版本发布情况为： —1999年首次发布为DA/T18—1999。 一本次为第一次修订。 32 DA/T18—2022 档案著录规则 1范围 本文件确立了档案多级著录模型和原则，明确了档案著录项目及其约束性、著录层级及著录主体， 规定了各著录项目的著录要求。 本文件适用于档案馆（室）对各类档案的著录。 2规范性引用文件 2 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅 GB/T4880（所有部分）语种名称代码 GB/T4881中国语种代码 GB/T15418档案分类标引规则 DA/T13档号编制规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3. 1 著录description 为检索和管理档案资源，对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录的过程 3.2 著录单元 unit of description 作为基本著录单位的一份文件或一个文件集合。 3. 3 多级著录 multilevel description 3. 4 著录层级 levelofdescription 著录单元在全宗内所处的层次位置。 注：著录层级包括文件级、案卷级、类别级、全宗级等。 3.5 著录项目 elementofdescription 揭示档案内容、结构、背景或管理活动的记录事项。 3.6 著录条目 entry of description 个著录单元所有著录项目的组合。 注：手工著录环境下，著录条目的形式为著录卡片；计算机环境下，著录条目的形式为一条数据记录。 DA/T 18—2022 3. 7 著录主体subject of description 对著录工作负有责任的机构或部门。 4总体原则和要求 4.1层级性 4.2相称性 仅记录著录单元所在层级的相关信息。例如，当著录单元为全宗时，不提供案卷的详细内容信息； 当著录单元为文件时，仅著录文件信息；当著录单元的责任者是某个单位的分支机构或下属机构时，不 提供该单位的组织机构沿革信息。 4.3关联性 标识著录条目的著录层级，将其与上一级著录单元相连接，以明确著录单元在著录层级结构中的位 置，揭示各层级之间的有机联系。可采用相应著录层级的档号或其他方式进行连接， 4.4动态性 著录项目的内容发生变化时，应重新著录。根据实际需要，保留原著录内容或重新赋值。例如，著 录单元的开放审核意见发生变化时，开放标识项重新赋值；著录单元的密级发生变更时，密级项在保留 原著录内容的基础上，补充变更情况。 5 多级著录模型 图1给出了多级著录的一般模型，但未详尽所有可能的著录层级。类别级一般著录一级类别（档案门类） 全宗 信息服 类别 类别 类别 案卷 案卷 案卷 案卷 文件 文件 文件 文件 档案多级著录一般模型 34